Slimme digitalisering binnen de juridische sector

Uitdaging: Complex juridisch-administratief proces stroomlijnen

De investment management sector bevindt zich in een tijdperk van ongekend snelle verandering. Toegenomen globalisering, regulering en wijzigingen in zowel het Nederlandse als internationale belastingdomein vormen complexe, grensoverschrijdende juridische en fiscale uitdagingen. Die situatie resulteert onder meer in zeer bewerkelijke inschrijvingsprocedures voor investeerders die willen deelnemen aan een van de vele investeringsfondsen die het kantoor bijstaat.

Inschrijvingsdocumenten van al snel vijftig of meer pagina’s vragen bovendien veel van de kennis van de aspirant-investeerders. De formulieren gaan daardoor regelmatig via de e-mail heen en weer van investeerder naar kantoor. Dat kost de investeerder veel tijd, hoofdbrekens en mogelijke irritatie, en genereert voor de verantwoordelijke medewerkers veel administratief meerwerk. Elke nieuwe uitwisseling van de formulieren betekent bovendien ook een nieuw veiligheidsrisico, en maakt het moeilijker het overzicht op de laatste versie van het inschrijvingsdocument te bewaren.

Gedetailleerd gebruikersonderzoek

Om te kunnen garanderen dat de nieuwe investment portal optimaal aansluit op de behoeftes van alle gebruikers, startte Webflight het ontwikkelproces met gedegen onderzoek onder zes van de investeringsfondsen die het kantoor vertegenwoordigt. Zij kregen een heldere presentatie te zien van de portal en alle daarin reeds geplande functionaliteit. De resulterende feedback nam Webflight mee in de lijst met vereiste toepassingsmogelijkheden, en in de uitwerking van het definitieve design.

Gebruikersgericht ontwikkelplatform

Webflight ontwikkelde de portal met behulp van het Mendix low-code platform. Belangrijk voordeel van dit platform is de toegankelijke grafische interface. De betrokken Webflight-consultants gebruiken deze visueel georiënteerde wijze van softwareontwikkeling om de eindgebruikers bij de ontwikkeling van nieuwe software te betrekken. Daarvoor brengen dezelfde consultants al de zakelijke uitdagingen van de klant in kaart. Deze aanpak voorkomt de bij softwareontwikkeling vaak gehoorde klacht dat door verkopers gemaakte beloftes niet door de ontwikkelaars kunnen worden waargemaakt. 

Gebruiksvriendelijke én veilige inlogmogelijkheid

Om gebruik door de juridische dienstverleners zo makkelijk mogelijk te maken, moest het verkrijgen van toegang tot het nieuwe platform zo soepel mogelijk kunnen verlopen. Dat mag uiteraard echter niet ten koste gaan van de beveiliging van de zeer gevoelige persoonlijke en financiële data. De Webflight-consultants brachten beide cruciale voorwaarden in balans door gebruik te maken van de bestaande Azure-omgeving van de opdrachtgever, waarop medewerkers reeds zijn ingelogd en klanten op kunnen worden uitgenodigd. Een sterk voorbeeld van security by design, waarbij beveiliging geen randvoorwaarde is, maar direct als basisvoorwaarde wordt meegenomen.

Mendix is bij uitstek geschikt om dit soort integraties toe te passen. Deze integratie met het bestaande IT-platform van het kantoor maakt een single sign-on mogelijk gemaakt. Medewerkers van het kantoor die reeds in die eigen omgeving zijn ingelogd, hoeven daardoor niet opnieuw in te loggen op de portal. Dat is niet alleen veel veiliger, maar ook veel eenvoudiger en prettiger in gebruik.  

Geheel gedigitaliseerd onboardingsproces

Een van de meest inefficiënte aspecten van het bestaande inschrijvingsproces was de noodzaak om documenten doorlopend heen en weer te sturen tussen investeerders en de opdrachtgever. Om die noodzaak weg te nemen, is het inschrijvingsproces volledig gedigitaliseerd binnen de nieuwe portal. Om toegang te verkrijgen, hoeft de investeerder slechts de link in zijn uitnodigingsmail aan te klikken. 

Elke ingelogde gebruiker heeft via de portal direct zicht op de laatste versie van de inschrijving, en kan daarin op elk gewenst moment informatie aanpassen of toevoegen. Investeerders krijgen bovendien alleen die vragen te zien die voor hun specifieke nationaliteit, locatie, doelen of andere individuele omstandigheden van belang zijn. De overzichtelijkheid van de inschrijvingsprocedure neemt daardoor sterk toe, terwijl de veiligheid van de gevoelige data sterk is vergroot.

Alle betrokkenen krijgen direct een notificatie als er een mutatie heeft plaatsgevonden. Een simpele klik verplaatst ze direct naar de vereiste actiepunt(en). Daarbij controleert de portal direct alle input, zodat bijvoorbeeld onjuiste rekeningnummers of spelfouten direct kunnen worden aangepast. Door toepassing van innovatieve AI-toepassingen kan de portal in de toekomst mogelijk zorgen dat bijvoorbeeld op scans van paspoorten aanwezige informatie (zoals BSN-nummers) automatisch onleesbaar wordt gemaakt als de AVG dit vereist. 

Automatisch gegenereerde overeenkomst

Nadat de aspirant-investeerder alle informatie en feedback in het inschrijvingsdocument heeft verwerkt, produceert de portal automatisch de overeenkomst (‘subscription agreement’) waarmee de investeerder deelnemer in het investeringsfonds wordt. Ter afsluiting archiveert de portal automatisch de gehele inschrijvingsronde, zodat de juridische ook deze bewerkelijke administratieve taak uit handen wordt genomen.

Het resultaat

Mede dankzij de voordelen van het Mendix low-code platform was Webflight in staat de opdrachtgever binnen drie maanden een geheel nieuwe investment portal te voorzien. Door de volledige digitalisering is het inschrijvingsproces nu aanzienlijk efficiënter, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker voor zowel de aspirant-investeerders als de juridische dienstverleners.

De investeerders hebben nu bijvoorbeeld altijd direct zicht op de laatste versie van hun inschrijving, en ontvangen veel sneller feedback op aangeleverde informatie en antwoorden op eventuele vragen. De juridische dienstverleners kunnen veel gerichter reageren op de door investeerders aangeleverde informatie, en hoeven bijvoorbeeld ook niet meer in voorgaande e-mails te zoeken naar laatste acties, mutaties of andere informatie.   

Zo is het inschrijvingsproces voor de betrokken investeringsfondsen voor alle betrokkenen sterk vereenvoudigd. Dat vertaalt zich naar een sterke tijdwinst, aanzienlijk toegenomen gebruiksgemak en een sterke reductie van het aantal niet correct ingevulde inschrijvingsformulieren. En mogelijk nog belangrijker is het feit dat de opdrachtgever zijn reputatie als internationale voorloper op het gebied van investment management met de nieuwe portal aanzienlijk heeft versterkt.